Depósito de cuentas anuales: plazos y modelo 200

El depósito de cuentas anuales es una obligación que, a diferencia de los modelos fiscales trimestrales, no depende de Hacienda sino del Registro Mercantil — y precisamente por eso es de las que más se olvidan en despachos acostumbrados a que todo el calendario gire en torno a la AEAT.

Qué empresas están obligadas

Todas las sociedades mercantiles (SL, SA y similares) están obligadas a formular, aprobar y depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social, con independencia de su tamaño o facturación. No aplica a autónomos ni a comunidades de bienes, que no llevan este trámite.

El proceso, paso a paso

1. Formulación de las cuentas por el órgano de administración: dentro de los tres primeros meses tras el cierre del ejercicio (normalmente antes del 31 de marzo, si el ejercicio coincide con el año natural).
2. Aprobación en junta general de socios: dentro de los seis meses posteriores al cierre (antes del 30 de junio).
3. Depósito en el Registro Mercantil: dentro del mes siguiente a la aprobación (antes del 30 de julio).

Esta secuencia suele coincidir en el tiempo con la presentación del modelo 200 del Impuesto de Sociedades, que también vence el 25 de julio para ejercicios que cierran en diciembre. No son el mismo trámite, pero comparten temporada, y muchas gestorías los gestionan como un mismo bloque de trabajo cada verano. Si necesitas repasar el resto del año fiscal, el calendario fiscal 2027 tiene todas las fechas juntas.

Qué pasa si te retrasas

El cierre registral es la consecuencia más conocida: si una empresa no deposita sus cuentas, el Registro Mercantil cierra su hoja registral, lo que le impide inscribir prácticamente cualquier otro documento (desde un cambio de administrador hasta una ampliación de capital) hasta que regularice la situación. A esto se suman sanciones económicas del ICAC, calculadas sobre el volumen de activos y de facturación de la empresa, que pueden llegar a ser significativas cuanto más tiempo pase el retraso sin corregirse.

Por qué se acumula el trabajo cada verano

Julio es, para muchas gestorías, el mes con más carga administrativa del año: coincide el modelo 200, el depósito de cuentas de todos los clientes con forma societaria, y en muchos casos también cierres parciales de otros trámites que quedaron pendientes del primer semestre. Cuando esta carga se gestiona sin un sistema que distinga qué cliente tiene qué pendiente, es fácil que algún depósito quede para "la semana que viene" y termine venciendo sin que nadie se dé cuenta a tiempo — el mismo problema que resuelve cualquier software para gestorías pensado para llevar varias carteras de clientes a la vez.